OFA har ansvar for å gjennomføre anskaffelser og vil ved hver enkelt anskaffelse regnes som prosjektleder
Brukerutvalget, dvs. –personer som har særlig kjennskap til de aktuelle varer eller tjenester som skal anskaffes, har en sentral rolle i å bistå OFA ved hver enkelt anskaffelse.
Det vil være naturlig å se på OFA og brukerutvalget som et team, som gjennomfører anskaffelsen sammen.
Dette er trinnene i en anskaffelsesprosess hos OFA:
Identifisere
Identifisere hvilke varer og tjenester som det skal kjøres en konkurranse på.
Påmelding
Alle kommunene får tilbud å melde sin interesse til å bli med på konkurransen.
Brukerutvalg
Alle deltakende kommuner kan melde inn en person til å sitte i brukerutvalg.
Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag og valg av anskaffelsesprosedyre, evt. dialog med markedet.
Utlysning
Utlysning av konkurranse.
Vurdering
Vurdering av innkomne tilbud og tildeling av kontrakt til vinner av konkurranse.
Karensperiode
Tilbyderne kan klage og kreve innsyn i saksdokumentene, mulighet for å begjære midlertidig forføyning.
Utløp karensperiode
Utløp karensperiode – kontrakt kan signeres og implementeres